Si vous avez fait le choix d’accueillir un stagiaire au sein de votre société, voici un certain nombre d’informations à prendre en compte. Les obligations sont nombreuses, en particulier quand le stagiaire reste plus de deux mois. En effet, tous les stages d’une durée supérieure à deux mois doivent être rétribués par une gratification stage versée chaque mois.
De ce fait, bien qu’il ne soit pas nécessaire de lui remettre un bulletin de paie au sens juridique du terme, il faut lui transmettre un document synthétisant l’ensemble des sommes qu’il aura reçues et les charges sociales éventuellement payées.
Montant de la gratification stage 2024
Le montant de l’indemnité de stage est fixé par un accord collectif (convention de branche ou accord professionnel). Si de tels accords n’existent pas, la législation prévoit un montant minimum de gratification fixé à 15 % du PASS (plafond de Sécurité sociale) horaire, soit 3,90 € par heure en 2022. Ce montant est multiplié par le temps de présence du stagiaire afin d’obtenir le montant de la gratification mensuelle. Pour 2023, le PLFSS passe de 26 à 27 €, le montant de la gratification stage augmente donc et passe de 3,90 € à 4,05 € au 1er janvier 2023.
Au 1er janvier 2024, ce montant passe de 4,05 € à 4,35 € par heure de présence active.
Pour un temps plein considéré à 151,67 heures par mois en 2023, le calcul de la gratification de stage est le suivant :
La valeur de la gratification stage mensuelle peut ainsi varier selon le nombre d’heures réalisées dans le mois :
Limite d’exonération de l’indemnité de stage
La gratification stage, qui n’est pas considérée comme du salaire, est exonérée de charges sociales dans la limite de 15 % du PASS. Soit, en appliquant rigoureusement la même formule que ci-dessus : 4,05 € multipliés par le nombre d’heures réalisées dans le mois en 2023 (anciennement 3,90 € en 2022).
Cette exonération couvre :
Au-delà du montant obtenu comme expliqué ci-dessus, toutes les cotisations et contributions sociales sur les salaires sont dues, à l’exception des cotisations d’assurance chômage et de retraite complémentaire.
Pour la partie excédant la limite d’exonération (Smic annuel), les gratifications versées aux stagiaires sont soumises au prélèvement à la source, dans les conditions de droit commun.
Couverture maladie du stagiaire
Le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale d’assurance maladie dont il bénéficie déjà :
Cotisation accident du travail
En matière de risque accidents du travail et maladies professionnelles, le stagiaire doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale.
L’affiliation du stagiaire auprès de la CPAM de son lieu de résidence ainsi que le paiement de la cotisation AT/MP dépendent du montant de la gratification.
À noter que la gratification de stage est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.
Charges sociales sur la gratification stage
Les cotisations sociales dues pour un stagiaire dépendent du montant de l’indemnité de stage par rapport au seuil de franchise de cotisations. La franchise est égale au montant de la gratification minimale obligatoire multiplié par le nombre d’heures de stage effectuées pendant le mois.
En cas de dépassement du seuil, la fraction excédentaire est soumise à :
Même si elle dépasse le seuil de franchise, la gratification de stage n’est pas soumise aux cotisations d’assurance chômage, à l’AGS, à la contribution au financement des organisations syndicales, ni aux cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance. Le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié de l’entreprise, ces cotisations ne lui sont pas applicables.
Exemple de fiche de paie stagiaire 2024
Le montant de la gratification de stage est aussi déterminant concernant l’obligation de remettre une fiche de paie au stagiaire. Jusqu’au seuil de franchise de cotisations, la fiche de paie n’est pas obligatoire. Cependant, l’employeur doit remettre au stagiaire un document écrit attestant des sommes versées.
Dès que l’indemnité de stage dépasse la gratification minimale, il faut établir un bulletin de paie afin de pouvoir déclarer le stagiaire en DSN. Voici un exemple pour le mois de janvier 2023.
Dans cet exemple, le stagiaire a travaillé à temps complet (7 heures par jour) sur le mois de janvier 2023 (22 jours), soit un total de 154 heures.
Le montant soumis aux cotisations sociales correspond à la différence entre la gratification mensuelle et le montant exonéré.
Enfin, comme il peut être observé sur cet exemple, la gratification de stage est totalement exonérée de l’impôt sur le revenu, à condition qu’elle ne dépasse pas le SMIC annuel.
Gratification minimale, seuil de franchise, cotisations sociales et bulletin de paie : avec Teams RH, fiabilisez vos calculs, automatisez vos déclarations et restez conforme aux obligations réglementaires liées à l’accueil de stagiaires.
