Pendant longtemps, les notes de frais ont été traitées comme un processus “à part” : un justificatif, une déclaration, un remboursement. Avec la réforme de la facturation électronique, cet angle devient insuffisant. Dès qu’un collaborateur engage une dépense professionnelle et demande une facture au nom de l’entreprise, la transaction bascule dans un cadre B2B et doit suivre les règles de l’e-invoicing. C’est un véritable “angle mort” de la réforme, alors même que le process touche chaque collaborateur et représente un volume considérable de transactions.
Le sujet est d’autant plus structurant que le calendrier se rapproche : pilote dès février 2026, obligation de réception au 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises, et obligation d’émission selon la taille (GE/ETI en septembre 2026, PME/TPE en septembre 2027).
Comment la réforme de la facturation électronique transforme-t-elle la gestion des notes de frais ?
La réforme introduit un changement de logique : l’entreprise devra gérer deux circuits en parallèle. D’un côté, le circuit e-invoicing (factures au nom de l’entreprise). De l’autre, le circuit “notes de frais” classique (justificatifs au nom du salarié). Cette coexistence, dès septembre 2026, crée un risque opérationnel majeur : doublons, désorganisation et factures difficiles à rapprocher.
Le point clé n’est pas seulement technique. Le document insiste : le défi est aussi (et surtout) humain. Les collaborateurs devront adopter de nouveaux réflexes : demander une facture au nom de l’entreprise, fournir le SIREN, et communiquer l’adresse de routage de la plateforme agréée.
Enfin, l’enjeu fiscal n’est pas secondaire : un traitement inadéquat des notes de frais peut entraîner une perte du droit à déduction de TVA si la facture n’est pas conforme ou n’est pas au nom de l’entreprise.
Les 5 cas d’usage qui structurent les notes de frais
La DGFiP identifie plusieurs cas d’usage liés aux notes de frais (cas n°5, 6, 7, 28 et 30). Le document les présente selon une logique très simple : en fonction de la nature du justificatif et de l’entité au nom de laquelle il est émis, le flux n’est pas le même.
On retrouve notamment :
- La date d’émission de la facture
- Le numéro de facture, unique et basé sur une séquence chronologique
- L’identité du vendeur : raison sociale, adresse, numéro SIREN/SIRET
- L’identité de l’acheteur : raison sociale, adresse
- Le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (et celui de l’acheteur le cas échéant)
- La date de livraison ou de réalisation de la prestation, si elle diffère de la date d’émission
- La description des biens ou services fournis
- Les quantités et prix unitaires
- Le montant total hors taxes (HT)
- Le taux de TVA applicable (ou la mention d’exonération / autoliquidation si applicable)
- Le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises (TTC)
Ces informations constituent la base de toute facture conforme et restent indispensables dans le cadre de la facturation électronique.
Cas n°5 : le collaborateur paye, mais la facture est au nom de l’entreprise (tiers payeur)
Situation typique : un repas d’affaires, un hôtel, un déplacement. Le collaborateur règle avec sa carte personnelle, mais demande une facture au nom de l’entreprise : il est alors considéré comme “tiers payeur”. Dans ce cas, la transaction est du e-invoicing B2B, et la facture électronique doit transiter via les plateformes agréées (du fournisseur vers l’entreprise).
Le changement pratique est majeur : la facture est reçue directement par l’entreprise via sa plateforme, indépendamment de la note de frais déclarée par le salarié. Le risque associé est explicite : doublons (facture reçue via PA + note de frais déposée) et factures “orphelines” en attente de rapprochement.
Cas n°6 : le collaborateur paye, sans facture au nom de l’entreprise (B2C)
Autre scénario très fréquent : taxi, sandwich, petite dépense, ticket sans nom (ou au nom du salarié). Pour le fournisseur, c’est une vente B2C. Il n’y a pas d’obligation d’e-invoicing : l’opération est déclarée en e-reporting comme une transaction B2C. Le salarié conserve le justificatif “classique” pour sa note de frais.
Point d’attention : le document est clair sur la conséquence fiscale : la TVA ne sera pas récupérable si la facture n’est pas au nom de l’entreprise.
Cas n°7 : carte logée / carte d’achat (paiement direct par l’entreprise)
Ici, l’entreprise équipe ses collaborateurs de moyens de paiement centralisés. Le paiement est effectué par l’entreprise : on est dans un scénario e-invoicing B2B “classique”. La facture est au nom de l’entreprise et peut porter la mention “déjà payée”. Le document présente ce cas comme le plus fluide, car il supprime la zone grise du tiers payeur.
Surtout, il met en avant un levier : les cartes d’achat / cartes logées deviennent un moyen de basculer automatiquement ces dépenses dans le circuit e-invoicing et de limiter les zones grises.
Cas n°28 : les notes de restaurant (seuils et tolérances)
Le document souligne des seuils opérationnels qui vont conditionner les pratiques au quotidien :
- En dessous de 150 € HT, une tolérance s’applique (le reçu peut être établi sans toutes les informations d’identification du client),
- En dessous de 25 €, le restaurateur n’est même pas tenu d’émettre une facture électronique,
- Au-delà de 150 € HT, la facture électronique au nom de l’entreprise devient obligatoire.
Conséquence très concrète : pour un repas d’affaires dépassant 150 € HT, le collaborateur doit fournir au restaurateur les informations d’identification de l’entreprise (SIREN, SIRET, numéro de TVA, adresse de facturation).
Cas n°30 : transformer un ticket (B2C) en facture a posteriori (B2B)
Dernier cas sensible : le collaborateur a un ticket B2C mais souhaite ensuite une facture au nom de l’entreprise pour récupérer la TVA. Le fournisseur doit alors annuler la transaction B2C, et émettre une facture électronique B2B. Le document insiste sur la complexité, notamment pour les commerces de proximité, et sur le fait que beaucoup ne seront pas équipés ou formés pour gérer cette demande facilement.,
Les enjeux opérationnels à anticiper
Le document liste plusieurs points de friction opérationnels très concrets :
- Les collaborateurs ne connaissent pas le SIREN ni l’adresse de routage de la plateforme ; une piste proposée est le QR code professionnel (SIREN, TVA, adresse PA) intégré aux apps de notes de frais,
- La difficulté des fournisseurs de proximité (restaurateurs, taxis, hôtels indépendants) à émettre des factures structurées dès septembre 2026, avec une période hybride à gérer,
- Le risque de doublons comptables et de double paiement (facture reçue via PA + justificatif soumis), qui appelle des règles de rapprochement et des contrôles,
- La dimension RGPD (le champ “payeur” peut contenir le nom du salarié) avec la recommandation d’utiliser un identifiant interne plutôt que le nom/prénom,
- Le décalage temporel : facture reçue avant la note de frais (ou l’inverse), créant des factures “orphelines” si le rapprochement n’est pas organisé.
Enfin, la période transitoire est décrite comme un vrai casse-tête : pendant au moins 12 mois, les entreprises devront gérer trois flux en parallèle (factures B2B via PA, factures PDF/papier, tickets/notes de frais B2C).
Pour approfondir ces enjeux, nous vous invitons à découvrir l’article publié par Option Finance consacré à l’impact de la facturation électronique sur la gestion des notes de frais. Il met en lumière les évolutions à anticiper pour les entreprises et les opportunités d’optimisation des processus. Cet éclairage bénéficie notamment de la contribution de Sébastien Vugier, Directeur de la Transformation et de la Stratégie des offres chez Cegedim Business Services : La facturation électronique impacte la gestion des notes de frais | Option finance.
Une note de frais est-elle forcément concernée par l’e-invoicing ?
Non. Dès qu’une dépense donne lieu à une facture au nom de l’entreprise, on est dans un circuit e-invoicing ; sinon, la dépense peut rester dans un circuit “notes de frais” classique (B2C).
Quel est le risque le plus fréquent côté finance ?
Le document met particulièrement en avant le risque de doublons (facture reçue via PA + note de frais) et la perte de TVA si la facture n’est pas au nom de l’entreprise.
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