Avec la réforme de la facturation électronique, la facture ne se limite plus à un simple document comptable. Elle devient un véritable objet de données, au cœur des échanges entre entreprises, Plateformes Agréées (anciennement appelées PDP : Plateformes de Dématérialisation Partenaires) et administration fiscale.
Dans ce nouveau cadre, les mentions obligatoires de la facture électronique jouent un rôle fondamental. Elles garantissent à la fois la conformité réglementaire, la fiabilité des flux et la transparence des opérations. Les comprendre et les anticiper est donc une étape clé pour réussir la transition vers la facturation électronique.
Un principe fondamental : pas de facture conforme sans mentions obligatoires
Toute facture électronique doit comporter un ensemble d’informations imposées par la réglementation . Ces mentions constituent le socle minimal permettant :
- d’identifier les parties (vendeur et acheteur),
- de décrire la nature de l’opération,
- de calculer les montants soumis à la TVA
- et de sécuriser les échanges dans un environnement automatisé
En l’absence de ces informations, la facture est considérée comme non conforme. Elle peut alors être rejetée par la Plateforme Agréée ou exposer l’entreprise à des risques fiscaux et opérationnels (retards de paiement, litiges, contrôles).
Les mentions obligatoires communes à toutes les factures
Certaines mentions restent identiques à celles déjà exigées aujourd’hui , quel que soit le format de la facture (papier, PDF ou électronique).
On retrouve notamment :
- La date d’émission de la facture
- Le numéro de facture, unique et basé sur une séquence chronologique
- L’identité du vendeur : raison sociale, adresse, numéro SIREN/SIRET
- L’identité de l’acheteur : raison sociale, adresse
- Le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (et celui de l’acheteur le cas échéant)
- La date de livraison ou de réalisation de la prestation, si elle diffère de la date d’émission
- La description des biens ou services fournis
- Les quantités et prix unitaires
- Le montant total hors taxes (HT)
- Le taux de TVA applicable (ou la mention d’exonération / autoliquidation si applicable)
- Le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises (TTC)
Ces informations constituent la base de toute facture conforme et restent indispensables dans le cadre de la facturation électronique.
Les mentions spécifiques à la facture électronique
La réforme introduit de nouvelles mentions obligatoires, propres à la facturation électronique et à l’e-reporting.
Parmi elles :
- Le numéro SIREN du client
- La catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou mixte)
- L’option de paiement de la TVA (sur les débits ou sur les encaissements)
- L’adresse de livraison, lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation
- La devise utilisée, le cas échéant
Ces informations permettent à l’administration fiscale de collecter, analyser et contrôler automatiquement les flux de facturation et de TVA, tout en facilitant l’automatisation et l’interopérabilité des échanges.
Des mentions intégrées dans un cycle de vie normé
Au-delà de leur présence dans la facture, les mentions obligatoires s’inscrivent dans un cycle de vie structuré, piloté par les Plateformes Agréées (anciennement PDP).
Chaque facture électronique suit des statuts précis :
- Déposée
- Émise / transmise par la plateforme
- Reçue par la plateforme
- Mise à disposition
- Rejetée (ex : incohérence de données, non-conformité technique)
- Refusée (ex : désaccord commercial, litige)
- Encaissée, le cas échéant
L’ensemble de ces étapes est tracé, horodaté et conservé, garantissant une transparence totale des échanges entre le vendeur, l’acheteur et l’administration.
Un enjeu clé pour les entreprises
Pour les entreprises, la maîtrise des mentions obligatoires ne relève pas uniquement d’une contrainte réglementaire. Elle constitue également un levier de performance et de sécurisation des processus.
Elle permet notamment de :
- Réduire les rejets de factures
- Limiter les litiges clients et fournisseurs
- Automatiser les traitements comptables
- Sécuriser les déclarations de TVA
- Améliorer la qualité et la fiabilité des données financières
Une facture correctement structurée dès son émission, c’est moins de ressaisies, moins de corrections et plus d’efficacité opérationnelle pour les équipes.
En conclusion
Elles assurent :
- la conformité réglementaire,
- la traçabilité des flux,
- la fiabilité des échanges entre entreprises, Plateformes Agréées et administration fiscale.
Les identifier, les fiabiliser et les intégrer dans des outils adaptés est une étape incontournable pour réussir la transition vers la facturation électronique.
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Acteur reconnu de la facturation électronique et Plateforme Agréée (anciennement appelée PDP – Plateforme de Dématérialisation Partenaire), Cegedim Business Services vous accompagne dans la mise en conformité de vos flux de facturation.
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- anticiper les évolutions réglementaires,
- fiabiliser vos données
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Question fréquentes
1) Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture électronique ?
2) Les mentions obligatoires changent-elles avec la réforme de la facturation électronique ?
- le routage automatisé des factures,
- la collecte des données TVA,
- l’e-reporting lorsque nécessaire,
- et le suivi du cycle de vie des factures.
3) Pourquoi le numéro SIREN du client devient-il obligatoire ?
4) Une facture électronique peut-elle être rejetée si une mention manque ?
- rejetée (souvent pour un motif technique ou de conformité),
- ou générer des erreurs de traitement et des retards de paiement.
Une facture rejetée doit être corrigée et réémise pour garantir une chaîne de facturation conforme.
5) Quelle est la différence entre une facture rejetée et une facture refusée ?
- une facture rejetée correspond généralement à un blocage technique (format invalide, données manquantes, incohérences),
- une facture refusée correspond plutôt à un désaccord métier (litige, erreur sur le prix, prestation contestée, etc.).
6) Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée (anciennement PDP) ?
- émettre, recevoir et transmettre les factures électroniques,
- assurer le contrôle de conformité des données,
- gérer les statuts du cycle de vie,
- et transmettre les données nécessaires à l’administration fiscale.
7) Comment préparer ses outils et données aux mentions obligatoires de la facture électronique ?
- la fiabilisation du référentiel clients/fournisseurs (SIREN, adresses, TVA, statuts),
- la mise à jour des ERP/outils de facturation,
- la capacité à produire une facture structurée (pas seulement un PDF),
- et l’interfaçage avec une Plateforme Agréée compatible réforme.
